Cómo ser más productivo en 10 Sencillos Pasos

La productividad es un concepto ampliamente incomprendido.

La definición clásica de productividad se resume a una forma de medir la eficiencia, y aunque es mucho más fácil formular teorías y ejemplos basados ​​en unidades abstractas de trabajo, nuestra vida no debería gestionarse como si todos trabajáramos en fábricas, operando máquinas. La productividad debe ser una medida mucho más personal.

Es por ello que prefiero abordar la definición de productividad, en una manera que se centre en las formas en que las personas pueden automatizar y gestionar mejor sus vidas y proyectos, y tener así más tiempo para hacer lo que realmente quieren y sueñan.

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¿Qué es la productividad?

Cuando hablamos de productividad, nos referimos al uso eficiente de nuestros recursos en la obtención de resultados, producción de bienes y/o servicios. Es también la manera de obtener los resultados que deseamos en menos tiempo y con menor esfuerzo.

En otras palabras, la productividad es aquello que nos lleva de estar aparentemente ocupados, a lograr los resultados que realmente estamos buscando. Es también la mejor vía para lograr nuestras metas y objetivos en menos tiempo, invirtiendo nuestro esfuerzo y recursos en lo que realmente importa.

¿Qué significa ser productivo?

Siguiendo esa línea, podemos decir entonces que, el ser productivo es obtener buenos resultados mientras se trabaja en las cosas correctas. Y es que cuando te enfocas en obtener resultados relevantes, haces las cosas que realmente debes hacer para obtener resultados. Cosas que mejoran tu carrera, tu negocio y tu vida en general.

Hay gente que simplemente parece haber nacido con el don de la productividad. Siempre tienen todo ordenado, listo, a tiempo y más aún……parece que lo hacen sin esfuerzo. Algunos logran hacer tantas cosas en un solo día, que nos cuesta creer que haya sido posible. A estas personas se les conoce como “altamente productivas”. 

Pero si no naciste con esa habilidad o fortaleza, te tengo buenas noticias: existen distintas técnicas y hábitos que te pueden ayudar a aumentar tu nivel de productividad, tanto en la vida personal como profesional. 

La falta de motivación y la productividad

Mucha gente piensa que la productividad va de mano con la motivación, y si bien es cierto que una persona motivada tiende a ser mucho más productiva, hay que tener en cuenta que no todo el tiempo estaremos dispuestos porque siempre van a haber factores que afecten nuestra actitud y estado de ánimo (incluso, estar felices, no necesariamente significa sentirse motivados). 

La motivación viene en oleadas: algunos días nos despertamos con deseos de comernos al mundo y nos ponemos a trabajar en nuestros proyectos con todas las ganas y disposición. Sin embargo, otras veces el simple hecho de salir de la cama nos cuesta un montón y esos días probablemente permaneces sentado por horas frente al computador, sin lograr hacer ningún avance. 

Si nos ponemos a esperar que llegue ese sentimiento de motivación para empezar a trabajar en algo, nunca seremos realmente productivos. Por eso es tan importante aplicar técnicas que nos ayuden a trabajar siempre de forma productiva, aun cuando no nos sintamos motivados para hacerlo. 

Cómo aumentar tu productividad

Vamos directo al asunto:

1.     Analiza la situación

El primer paso es identificar la causa del problema (cómo y por qué no estás siendo productivo): ¿Estás muy cansado? ¿No te gusta tu trabajo? ¿Te sientas al lado de un compañero que no te deja concentrarte? ¿Eres perezoso? ¿Pasas mucho tiempo metido en las redes sociales? ¿Te sientes abrumado por la cantidad de trabajo asignado?

2.     Olvídate de las excusas

Luego que hayas identificado el problema, toca dejarlo a un lado para enfocarte en mejorar la situación. Si tienes cosas que hacer y sabes que más nadie las hará por ti, sentarte a enumerar las razones por las cuales no te crees capaz de cumplir esas tareas, no hará que desaparezcan. 

3.     Busca soluciones

En lugar de una lista de excusas, mejor haz una con las posibles soluciones para el problema que estás teniendo, tomando en consideración tus circunstancias actuales.
Quizá no te guste tu trabajo y a eso se debe que no estés motivado para hacerlo. Pero ya dijimos que en este caso la motivación no lo es todo y tampoco vas a renunciar a tu trabajo de un día para otro (especialmente si tienes deudas que pagar o responsabilidades que cumplir).

Top 10 pasos para aumentar la productividad

Una vez hayas definido el por qué no estás siendo productivo y cuáles son las cosas que puedes hacer para mejorar esa situación, es el momento de implementar las técnicas que te ayudarán a lograr resultados: 

1.     Identifica las actividades que te roban tiempo

Las actividades que te distraen o interrumpen constantemente y que te impiden un mejor rendimiento o productividad, son una pérdida a la hora de generar. 

Todos tenemos algo que siempre nos distrae: puede tratarse de un objeto (como el celular que revisamos cada 5 minutos), un evento o incluso una persona (como el compañero de trabajo que llega todos los días a nuestro escritorio a contarnos sobre su última conquista amorosa). 

Estas interrupciones parecen obvias y fáciles de identificar, pero muchos no saben que existen actividades que parecen ser productivas, pero que en realidad nos están robando horas muy valiosas. En mi caso, por ejemplo, tenía la costumbre de pasar tiempo diseñando los anuncios que compartía en redes sociales.

Esto es algo que forma parte de mis tareas diarias y además es una cosa que disfruto hacer, por lo que se me iba el tiempo sin pensar. Pero me di cuenta que darle muchas horas al diseño de imágenes no me traía grandes beneficios y que mi tiempo podía utilizarlo mucho mejor en otras actividades.

Por eso es que actualmente procuro utilizar imágenes con diseños predeterminados y no demorar más de una hora al día en esta tarea en particular. 

2.     Mantén una lista de prioridades

Las prioridades y los proyectos con plazos ajustados deben hacerse primero. No los pospongas porque te abruma la idea de hacerlos y no dejes que otras cosas te distraigan (aunque sean relacionadas a tu trabajo).

Probablemente algunos de los pendientes necesitan meses para completarse (en el caso de un gran proyecto, por ejemplo) y otros deben estar terminados para el final del día. 

Cualquier cosa que no necesite ser atendida inmediatamente, puede esperar. Enfócate de acuerdo a los niveles de urgencia. Esto se hace sumamente importante cuando tienes un trabajo en línea y/o eres tu propio jefe.

3.     Establece pequeños objetivos

No te agobies. Las listas de tareas a menudo fallan porque las hacemos demasiado largas o complejas.

Si incluimos absolutamente todo lo que tenemos que hacer hasta el fin de los tiempos, convertiremos nuestra lista de tareas (que debería ser nuestra mejor aliada) en una archienemiga que no querremos ni ver. 

Si dividimos los grandes y aterradores proyectos en pequeñas tareas incluyéndolas en nuestra lista diaria (sólo lo que se debe hacer en ese día específico), avanzaremos en ellos casi que sin darnos cuenta.

4.     Establece horarios de descanso

Según investigaciones, el cerebro solo puede concentrarse de 90 a 120 minutos seguidos. Pasado ese tiempo, nuestra mente necesita un breve descanso antes de poder iniciar con su próximo período de enfoque.

Organiza pequeños descansos entre tus tareas. Tomar café con un compañero, leer un artículo de un tema que te guste o simplemente salir al aire libre cinco minutos, puede darle a tu cerebro el descanso que necesita para continuar la jornada.

Ahora bien, si es uno de esos días en el que crees que las horas no te alcanzarán y no puedes darte el “lujo” de esas pequeñas distracciones, podrías utilizar tu tiempo de “descanso” para trabajar en otras tareas pequeñas que no requieran de mucha concentración. 

5.     Utiliza una agenda o calendario

Planifica semanalmente tu agenda y procura revisar las tareas pendientes con anterioridad. Esto te ayudará a evitar sorpresas y/o verte presionado por el tiempo. 

Puedes mantener una agenda física (alguna gente lo prefiere), o bien utilizar un programa en tu computadora o aplicación para el celular. Lo bueno de esta última forma, es que usualmente el celular lo tenemos siempre a mano y si eres un poco despistado, las alertas pueden salvarte el día, literalmente.

6.     Mantén las cosas importantes a la vista

Esta técnica es muy efectiva y sirve para cualquier cosa que te propongas en la vida.

Por ejemplo, si quieres empezar a tomar más agua, compra un termo y mantenlo en tu escritorio o mesa de trabajo con agua fresca todo el día. A lo largo de tu jornada levantarás la mirada y al ver el termo, recordarás tu objetivo.

Incluso si es otra cosa en lugar de agua, mantener el termo cerca y a la vista probablemente hará que bebas de lo que tengas en él, en lugar de levantarte y gastar dinero en un jugo artificial o gaseosa. 

Y lo mismo pasa con el trabajo. Si sabes que tienes que hacer un artículo o presentación, mantener el documento abierto en tu computador hará que tengas presente el hecho de que aún debes completar esa tarea.

7.     Dile no al “multitasking”

Tratar de completar varias tareas a la vez, solo hará que trabajes más lento. Muchos no saben que trabajar en varias cosas al mismo tiempo le quita energía a su cerebro, porque éste debe cambiar su enfoque de una cosa a la otra, en muy poco tiempo.  

8.     Haz “más”, no “demasiado”

Son 2 cosas muy diferentes. Ser ambicioso es bueno, hasta que sientes que es demasiado y luego se vuelve contraproducente.

Está muy bien querer ser más productivo, pero todo tiene un límite. Trabajar hasta el cansancio y llegar al punto del agotamiento extremo, solo te causará estrés y ansiedad. 

9.     Mejora tu estilo de vida

Existen alimentos que nos dan energía y otros que la drenan. Las cosas que comes, el tiempo que duermes y la cantidad de ejercicio que haces, tienen relación directa con tu nivel de productividad, aunque no lo creas. 

Un cuerpo que no está recibiendo los nutrientes, descanso y actividad física necesarios para su buen funcionamiento, nunca logrará (valga la redundancia) funcionar bien. Hacer ejercicio aumenta el flujo sanguíneo, disminuye nuestros niveles de ansiedad y nos ayuda a estar más alertas, lo que a su vez nos permite concentrarnos mejor. 

10.     Pide ayuda

Las personas inteligentes piden ayuda, sin mencionar que hacerlo puede ahorrarnos un montón de tiempo a largo plazo.

Sí, al principio puede ser difícil “perder el tiempo” yendo de aquí para allá, haciendo preguntas, leyendo guías o mirando video-tutoriales.  Sin embargo, al final, todo eso te ayudará a adquirir nuevos conocimientos y a ser mucho más eficiente en tu trabajo.